Nom de la compagnie: Subtotal Distribution
Taille de la compagnie: PME
Dans l’industrie des planches de surf, une entreprise fait sérieusement des vagues. Depuis 50 ans, Subtotal Distribution a développe des planches de surfs d’une qualité inégalée sur le marché grâce à une méthode breuvetée. Chacune de leurs planches de surf est fabriquée à la main du début à la fin par certains des artisans les plus compétents au monde. Leur utilisation unique de la technologie de pointe en fibre de carbone distingue leurs planches, offrant des caractéristiques de performance que vous ne pouvez trouver nulle part ailleurs, étant les seuls fabricants au monde à livrer des planches de surf avec cette unique qualité et une performance exceptionnelles.
Cette année, la compagnie a pris un tournant décisif en réaction à la demande grandissante: prenant à présent en charge toute la distribution à l’interne, ce qui a apporté son propre lot de défis alors que l’entreprise navigue vers une expansion rapide. S’ajoute à cela, l’ajout de deux nouvelles boutiques en moins de deux ans. Paul Nett est alors intervenu, apportant son expertise variée, en marketing et opérations. Son rôle sera vital, notamment afin de surmonter deux obstacles majeurs : optimiser les opérations parmi une variété de systèmes et établir des processus efficaces permettant de prendre des pré-commandes et de gérer simultanément les ventes B2B.
Découvrez un système connecté
Au début de l’aventure, l’entreprise s’appuyait sur le logiciel QuickBooks pour la gestion de leur comptabilité. Leur système de point de vente (POS) et la gestion des commandes en gros. Mais lorsque ce système a été progressivement abandonné, ils ont dû trouver une nouvelle solution. Lightspeed, un leader dans le domaine des solutions de commerce en ligne, est devenu leur nouveau choix pour leurs besoins de POS, et ont effectué la transition de Quickbooks standard vers la version Quickbooks Online pour la comptabilité. Mais, à mesure que les complexités de leur structure de vente se sont révélées—jongler avec les pré-commandes et servir à la fois des clients individuels et des entreprises est vite devenu un casse-tête.
Gérer leur inventaire complexe et leurs ventes, en particulier avec des articles à forte demande, posait un réel risque de double vente. Le défi était de trouver une solution suffisamment robuste pour répondre à leurs besoins spécifiques tout en garantissant une connectivité transparente avec leurs systèmes existants. Cette intégration entre les plateformes était cruciale pour assurer le bon fonctionnement de tout à travers tous leurs emplacements, Paul soulignant : « Nous devons avoir cette connectivité. »
De plus, utiliser QuickBooks pour les ventes était hors de question en raison du risque évident de permettre à tout le monde d’accéder à leur plateforme de comptabilité, Paul s’est donc rapidement rendu compte qu’ils devaient trouver une autre solution.
« Nous devons créer des commandes pour les revendeurs. Comment allons-nous faire cela? Comment allons-nous lier l’inventaire à nos systèmes existants ? Comment allons-nous écrire des commandes depuis plusieurs emplacements ? QuoteMachine a été cette solution pour nous », explique Paul
QuoteMachine s’est intégré parfaitement à leur inventaire Lightspeed, offrant une solution optimale pour gérer les précommandes et les ventes B2B. Ils ont pu synchroniser leurs données sur toutes les plateformes et visualiser l’inventaire mis à jour en temps réel. Permettant un accès facile à leur équipe, le tout sans compromettre la sécurité et le contrôle de leurs informations financières.
Avec QuoteMachine faisant partie de leur écosystème, ils étaient enfin équipés de tous les outils nécessaires pour gérer les demandes complexes de leur entreprise. Cela a transformé la manière dont ils approchaient leurs opérations de vente, garantissant que chaque planche de surf artisanale puisse trouver sa voie vers la bonne vague, que ce soit sur une étagère d’exposition ou directement entre les mains d’un surfeur.
La communication rencontre la coordination
Depuis l’intégration de QuoteMachine dans leurs opérations, Paul et son équipe ont commencé à explorer la plateforme, mettant en avant plusieurs fonctionnalités qui ont fait une différence notable dans la manière dont ils gèrent les ventes à travers leur base de clients diversifiée et leurs multiples emplacements :
- Réservation de produit pour les commandes ouvertes : Une fonctionnalité cruciale pour l’équipe a été la capacité de réserver des produits au sein des commandes ouvertes et de retirer l’inventaire sur toutes les plateformes pour éviter la double vente de produits sur leurs multiples canaux. Paul explique : « Nous avons des quantités limitées de nos produits, ce n’est pas comme si nous avions 100 exemplaires d’un modèle en stock. Nous en avons peut-être seulement un ou deux exemples d’un produit unique. Il est donc vraiment crucial que nous ayons cette capacité de réserver facilement des produits, et avoir cette fonctionnalité dans QuoteMachine a été très bénéfique. »
- Définition des niveaux de prix : La possibilité de définir différents niveaux de prix pour des types de clients et des emplacements spécifiques a été un véritable changement pour eux. Cela a été particulièrement utile pour leur emplacement à Hawaï, qui sert à la fois des clients de détail et de gros via QuoteMachine. Comme ces niveaux de prix sont accessibles pendant la vente, les vendeurs peuvent facilement ajuster les prix selon le type de client qu’ils servent, simplifiant le processus de vente pour l’équipe lors de la gestion des transactions B2B et B2C sur une seule plateforme.
- Utilisation de notes internes pour la coordination de l’équipe : La fonctionnalité de notes internes a été essentielle pour la communication de l’équipe car elle a non seulement été bénéfique pour partager des détails importants afin de garder tout le monde informé de l’avancement des commandes, mais elle a également permis à Paul de répondre facilement aux questions de l’équipe. De plus, avoir toutes les notes internes enregistrées, suivies et visibles par tous ceux qui travaillent sur la vente, soutient la coordination de l’équipe et aide tout le monde à rester aligné sur les commandes.
- Centralisation de la communication client : Disposer d’une plateforme unifiée pour la communication avec les clients a été très utile. Paul souligne comment la flexibilité et la facilité d’engager les prospects de manière décontractée, sans pression, ont amélioré l’expérience d’achat, en particulier pour les clients qui ne savent pas exactement ce qu’ils veulent. Il ajoute : « Même si nous en sommes encore aux premières étapes, cela a été très bénéfique pour nous d’avoir ce tableau de bord. Au lieu de devoir sauter d’un SMS sur un téléphone à un courriel séparé, tout est lié en un seul endroit. Ce portail de communication a été l’une des meilleures choses à ce sujet — c’est énorme pour nous. »
« J’ai travaillé avec d’autres entreprises auparavant et elles n’avaient pas cette manière proactive de faire des ventes. Nous devions consulter nos tableaux excels pour voir ce que nous avions, appeler les revendeurs, les informer de ce qui était en production — ce n’était pas vraiment une manière pratique de gérer les ventes B2B, » a observé Paul.
« J’ai l’impression que nous faisons de grands progrès en tant que petite entreprise et que nous faisons vraiment avancer les choses ici d’une nouvelle manière en changeant la façon dont nous gérons nos ventes B2B directement en ligne grâce à QuoteMachine. En ayant nos transactions liés directement à notre inventaire. Je peux voir que l’utilisation de QuoteMachine va beaucoup nous aider à grandir. »
Paul
Leur parcours avec QuoteMachine ne fait que commencer, mais déjà les premiers résultats sont prometteurs, nous explique Paul. Il se voit dans un futur proche, intégrer encore de nouvelles améliorations, possibles avec QuoteMachine pour jongler avec plus d’efficacité leurs processus de ventes et de service client.
Élever leur potentiel de vente
Alors que Paul et son équipe continuent d’intégrer QuoteMachine et de se familiariser avec ses outils, ils ressentent un sentiment d’excitation quant au potentiel des fonctionnalités qu’ils n’ont pas encore pleinement exploitées. Les options de personnalisation des documents de vente, en particulier, sont quelque chose que Paul est impatient d’explorer davantage pour transformer leurs interactions de vente avec les clients. Il explique : « Avoir la capacité d’ajouter des liens vers des catalogues, de joindre des PDFs, ou même des vidéos sur les devis est vraiment pertinent. Surtout lorsque vous traitez avec quelqu’un qui pourrait être indécis ou qui ne connaît pas beaucoup un produit spécifique, cela nous donne la chance d’enrichir ce dialogue grâce à QuoteMachine. »
Cette approche leur permet de créer une expérience d’achat engageante et fluide qui regroupe toutes les informations nécessaires dans une seule proposition, au lieu de devoir envoyer plusieurs documents à plusieurs reprises. Paul a souligné l’utilité de ces fonctionnalités, notamment au stade du devis, pour les aider à faire bonne impression lorsqu’ils établissent cette relation avec un prospect.
« Je pense que nous allons construire notre entreprise autour de ces fonctionnalités. Étant dans l’industrie du sport, plus nous avons l’air professionnels, mieux c’est, car beaucoup de gens dans cette industrie ne font rien de tout cela. Cela nous donne un avantage. Donc, c’est ce que j’attends avec impatience – mettre en valeur cette capacité et gagner la confiance des nouveaux revendeurs potentiels, ou les revendeurs que nous avons déjà. »
Paul
Outre l’amélioration de l’image de l’entreprise, Paul voit également une opportunité significative pour le développement de son équipe de vente. « Je peux préparer nos vendeurs à avoir les bases nécessaires pour faire ce qu’ils doivent faire, mais le bon côté de QuoteMachine, c’est qu’ils peuvent vraiment s’y développer. S’ils veulent devenir de meilleurs vendeurs, toutes les fonctionnalités sont là pour qu’ils les utilisent… Avec le temps, je les encouragerai à utiliser les outils parce que je pense qu’ils peuvent améliorer leur capacité à mieux vendre grâce à cela, » remarque-t-il.
Paul est optimiste pour le futur de l’entreprise lorsqu’il pense aux possibilités offertes par la plateforme :
« Nous avons juste effleuré la surface de ce qu’elle peut faire. Cette année, nous allons vraiment approfondir l’utilisation de QuoteMachine et je pense que cela va vraiment nous aider à nous développer sur le front du commerce inter-entreprises dans les années à venir. »
Réflexion sur le parcours des ventes
Paul reconnaît qu’il reste encore beaucoup à apprendre et à explorer au sein de la plateforme. Son adoption rapide et le soutien de QuoteMachine ont été clés pour naviguer et optimiser leur flux de travail de vente. Alors que Paul continue de se familiariser avec tous les outils que QuoteMachine a à offrir, il découvre que ce n’est pas seulement une solution pour son équipe, mais aussi un atout potentiel pour d’autres entreprises qui souhaiteraient améliorer leurs processus de vente. « Je considérerais certainement les entreprises avec lesquelles j’ai travaillé, si je leur parlais pour dire: C’est vraiment pratique! Parce que je sais comment vous opériez auparavant et cette solution est meilleure! »
« C’est vraiment une bonne solution de manière générale, surtout si vous vendez en B2B. »
Paul
Avec QuoteMachine, Paul et son équipe ne se contentent pas d’améliorer leur processus de vente, mais ils établissent également une nouvelle norme d’efficacité et de professionnalisme dans l’industrie des planches de surf. Leur histoire met en lumière le potentiel transformateur des bons outils entre les mains d’une équipe tournée vers l’avenir.
