Les clubs de golf sont des lieux exceptionnels pour l’organisation d’événements. Avec de belles propriétés immergées dans une nature enchanteresse, de grands espaces intérieurs et des clubhouses entièrement équipés, ils sont l’endroit idéal pour organiser toutes sortes d’événements.
Les événements peuvent être une source de revenus importante pour les clubs de golf, quelle que soit la capacité d’accueil, qu’il s’agisse d’un grand mariage ou d’une petite fête de bébé.
Vendre et assurer la satisfaction des clients dans le cadre d’événements est une mission difficile. Un personnel de qualité est, bien sûr, la première condition pour réussir. Chez QuoteMachine, nous pensons que le logiciel est également un élément essentiel d’une stratégie événementielle réussie. C’est pourquoi nous avons conçu une solution fonctionnant main dans la main avec Lightspeed, l’un des meilleurs logiciels de gestion de parcours de golf sur le marché.
Cet article explique comment QuoteMachine contribue à la gestion des événements, en raccourcissant le cycle de vente, en simplifiant l’encaissement des paiements, en augmentant la satisfaction des clients et en rationalisant l’organisation.
Une meilleure communication signifie plus de ventes et des clients plus heureux
La maîtrise du processus de communication vous aidera à vendre davantage et à instaurer la confiance tout au long du processus de préparation de l’événement. De votre proposition initiale à la commande finale du banquet, QuoteMachine vous aidera à impressionner vos invités grâce à une communication exceptionnelle, tout en vous permettant de rassembler tous les détails de l’événement de manière organisée.
Faites une bonne première impression
Une première visite est souvent déterminante dans la décision d’organiser un événement, mais vous ne pouvez pas contrôler le processus de décision qui se produit lorsque vos clients potentiels quittent votre propriété. QuoteMachine résout ce problème en mettant en ligne l’expérience de vente et de préparation.
Les devis en ligne de QuoteMachine vous permettent de :
- Présenter votre site avec un contenu riche (photos, vidéos, descriptions détaillées)
- Ajouter des options interactives pour suggérer des services ou montrer la diversité de vos offres
- Collecter des acomptes directement à partir du devis en ligne
Un outil de gestion de la relation client (CRM) conçu pour augmenter les taux de conversion
Il est essentiel de relancer les clients au bon moment, non seulement pour conclure la vente, mais aussi pour montrer à chaque étape du processus que vous maîtrisez la situation.
Pour vous aider, chaque document en ligne de QuoteMachine est conçu pour :
- Vous avertir lorsqu’il est ouvert ou qu’il fait l’objet d’une interaction
- Permettre à votre client de poser facilement des questions directement à partir du document
- Recueillir des signatures et des paiements
QuoteMachine est structuré autour de tableaux de bord et de rapports simples qui se concentrent sur la prochaine tâche à accomplir pour conclure une affaire, obtenir un paiement ou se préparer à l’événement.
Les bons outils et documents pour soutenir chaque étape du processus
La vente et la gestion d’événements s’articulent généralement autour de quelques documents :
- Soumission/propositions
- Les contrats
- Commandes de banquets
- Factures/états de compte
Documents en ligne et informations centralisées
QuoteMachine met tous vos documents en ligne, ce qui permet aux clients d’y accéder facilement et d’interagir avec eux depuis n’importe où. Cela vous permet d’économiser des jours de va-et-vient et d’instaurer la confiance autour d’une communication transparente et moderne.
Les documents en ligne ne sont que la partie visible d’un processus bien organisé visant à garantir que tous les détails de l’événement sont collectés et que le personnel peut s’en acquitter parfaitement. Ce n’est pas tout, et QuoteMachine vous aide à cet égard :
- L’intégration à un calendrier centralisé afin d’optimiser la réservation des salles.
- Un processus standardisé pour que le personnel ne manque aucune étape critique (contrat, décharge de responsabilité, paiements échelonnés, etc.)
- Un BEO qui vous permet de définir tous les détails tels que les heures d’installation, le nombre d’invités attendus, l’emplacement des salles, les choix de menus, etc.
Recouvrement des paiements facilité
Les paiements pour un événement sont assez complexes, ils impliquent souvent de grosses sommes d’argent payées à l’avance, avec une facture finale émise juste après l’événement.
QuoteMachine ne se contente pas de vous aider à recueillir des signatures en ligne, il comprend également une solution complète de paiement et de facturation en ligne. Nos fonctions de paiement simplifieront la collecte des paiements
- Formulaires de paiement en ligne avec chaque document
- Prise en charge des cartes de crédit et des virements bancaires (ACH)
- Cartes de crédit et comptes bancaires stockés en toute sécurité dans le fichier
Grâce aux rapports sur les comptes clients, les employés disposent d’un moyen rapide de contrôler et d’encaisser les paiements, sans avoir à ouvrir un logiciel de comptabilité. Les scénarios de paiement complexes, impliquant par exemple plusieurs payeurs pour un événement, sont également pris en charge, ce qui évite quelques maux de tête aux comptables et optimise considérablement votre trésorerie.
Voir QuoteMachine en action
Intégration parfaite avec Lightspeed Golf (anciennement Chronogolf)
Nous avons travaillé avec Lightspeed et les opérateurs de golf pour construire l’intégration la plus transparente possible et garantir que vos données soient disponibles au bon endroit et au bon moment.
QuoteMachine fournit une interface adaptée aux employés impliqués dans la vente et l’organisation de l’événement, elle se concentre sur la fourniture d’une expérience de vente exceptionnelle, l’enregistrement des détails de l’événement et l’encaissement des paiements.
En fin de compte, Lightspeed Golf reste la base de données principale où tous les profils des clients et les paiements sont enregistrés. Ainsi, que vous accédiez au profil d’un client à partir du pro shop, du point de vente du restaurant ou de votre logiciel de comptabilité, vous savez que vous obtiendrez toujours les informations les plus récentes, quel que soit l’endroit où la dernière mise à jour a été effectuée.
Si vous souhaitez en savoir plus sur QuoteMachine, prenez rendez-vous avec nous pour une démonstration !
